نخستین فروش در فانوس، قدم به قدم
از ساختنِ پروندهٔ مشتری تا دریافتِ وجه: هفت قدمی که یک فروش در فانوس طی می‌کند، و کارِ هر نقش در هر قدم.
فروش در فانوس از همان موجودی‌ای شروع می‌شود که بخشِ بازرگانی ترخیص کرده. هر ردیفِ فاکتور می‌داند از کدام کوتاژ آمده، پس سودِ آن ردیف هم با بهای واقعیِ همان محموله حساب می‌شود. این یادداشت یک فروشِ کامل را از اول تا آخر نشان می‌دهد.
۱. پروندهٔ مشتری
در بخشِ فروش، زبانهٔ مشتریان را باز کنید و مشتریِ تازه بسازید. سه چیز از همین‌جا روی همهٔ سفارش‌های بعدی اثر دارد:
- شرایطِ پرداخت: نقد، مدت‌دار (مثلاً ۳۰ روز) یا اقساطی. فاکتور برنامهٔ سررسیدش را از همین می‌گیرد.
- سقفِ اعتبار: سفارشی که بدهیِ مشتری را از این سقف بالاتر ببرد، تأییدِ مدیر می‌خواهد.
- فروشندهٔ مسئول: هر فروشنده فقط مشتریانِ خودش را می‌بیند.
۲. پیش‌نویسِ سفارش
در زبانهٔ سفارش‌ها پیش‌فاکتورِ تازه بسازید. مشتری و شرکتِ فروشنده را انتخاب کنید؛ فاکتور به نامِ همین شرکت صادر می‌شود، پس ردیف‌ها هم فقط از کالای همین شرکت‌اند.
با افزودن از موجودی فهرستِ موجودیِ آزاد باز می‌شود: هر کوتاژ در هر انبار، و سهم‌هایی که مستقیم از گمرک فروخته می‌شوند. ردیف را بیفزایید، مقدار را بنویسید و قیمت را ببینید. قیمتِ پیشنهادی از فهرستِ قیمتِ همان مشتری می‌آید و هر تخفیف نسبت به آن سنجیده می‌شود.
پایینِ صفحه همان لحظه می‌بینید که این سفارش زیرِ بها است یا نه، اعتبارِ مشتری چقدر جا دارد، و آیا تأییدِ مدیر لازم می‌شود.
۳. پیش‌فاکتور
با پیش‌فاکتور شود، سفارش برای مشتری قابلِ چاپ می‌شود: با سربرگ، مهر و امضای شرکتِ فروشنده و مهلتِ اعتبار. تا اینجا هنوز چیزی از موجودی کم نشده و سفارش ویرایش‌پذیر است.
۴. تأیید و رزرو
وقتی مشتری پذیرفت، تأیید و رزرو را بزنید. فانوس موجودیِ آزاد را دوباره می‌سنجد و مقدارِ هر ردیف را رزرو می‌کند تا به فروشِ دیگری نرسد.
اگر سفارش زیرِ بهای تمام‌شده باشد، تخفیفش از سقفِ نقشِ شما بگذرد یا اعتبارِ مشتری کم بیاید، به‌جای تأیید «در انتظارِ تأییدِ مدیر» می‌شود. مدیرِ فروش پیام می‌گیرد و تأییدِ مدیر یا رد می‌زند.
۵. حوالهٔ خروج
انباردار با حوالهٔ خروج کالا را تحویل می‌دهد: انبار، مقدارِ هر ردیف، نامِ تحویل‌گیرنده، راننده و پلاک. تحویل می‌تواند در چند نوبت باشد. با آخرین حواله، سفارش «تمام‌شده» می‌شود.
در لحظهٔ حواله، بهای تمام‌شدهٔ هر واحد روی ردیف ثبت می‌شود؛ سودِ این فروش دیگر با هزینه‌ای که بعداً به ثبت سفارش اضافه شود عوض نمی‌شود.
۶. فاکتورِ رسمی
واحدِ مالی صدورِ فاکتور را می‌زند: با ارزش افزوده، کدِ اقتصادیِ خریدار و شمارهٔ پیاپیِ همان شرکت. برنامهٔ سررسید هم همین‌جا از شرایطِ پرداخت ساخته می‌شود.
۷. دریافت
با دریافت، وجه به حسابِ مشتری می‌نشیند: نقد، کارت، حواله یا چک. ماندهٔ مشتری، سنِ مطالبات و اعتبارِ باقی‌مانده از همین دفتر خوانده می‌شوند.
چه کسی کدام قدم را برمی‌دارد
| قدم | نقش |
|---|---|
| مشتری، پیش‌فاکتور، تأیید | فروشنده |
| تأییدِ موردهای خاص | مدیرِ فروش |
| حوالهٔ خروج | انبار |
| فاکتور و دریافت | مالی |
فروش در فانوس از یک ستونِ اکسل شروع نمی‌شود؛ از کوتاژی شروع می‌شود که خودِ شما ترخیص کرده‌اید. برای همین سودِ هر فاکتور تا ثبت سفارشِ مبدأ دنبال می‌شود.